En bredt sammensatt prosjektgruppe bestående av ansatte, seksjonsledere, avdelingssjefer, klinikkledelse, tillitsvalgte, verneombud, NAV og fastlegene har ledet fram til en felles beste praksis for sykefraværsoppfølgingen i klinikken - som nå gir synlige resultater.
Klinikken hadde det høyeste sykefraværet i Vestre Viken i 2017 med 11 prosent. Målet klinikken satt for 2018 var å redusere fraværet til under ti prosent.
I november 2017 var sykefraværet på 11,5 prosent, mens det ett år senere var på 7,5 prosent. Årsresultatet for klinikken i 2018 er 8,9 prosent.
Felles fokus og arbeid med helsefremmende arbeid fortsetter i 2019 og målet er at sykefraværet skal reduseres ytterligere .
- Jeg trodde vi gjorde en god og systematisk jobb med sykefraværsoppfølging klinikken. Jeg tok feil. Vi hadde en systemfeil. Feilen lå i at vi hadde for stor variasjon i måten å arbeide på. Vi trengte en felles beste praksis vedrørende sykefraværsoppfølging i klinikken, forteller klinikkdirektør Narve Furnes om bakgrunnen for prosjektet som ble iverksatt for å redusere sykefraværet.
Store variasjoner i praksis
I prosjektarbeidet viste det seg raskt at det var store variasjoner på seksjonsledernivå i måten de arbeider med sykefraværet på.
På spørsmål om «Hva regner du som hyppig korttidsfravær (i antall dager)?», varierte svarene fra 5 til 21 dager. Anbefalingen fra NAV er fem dager.
På spørsmål om «Hva regner du som vanlig antall perioder korttidsfravær pr. år?», varierte svarene fra 1 til 12 perioder. Anbefalingen fra NAV er tre perioder.
Hva er gjort?
Hege Thorset, fagsjef for utvikling i klinikken og prosjektleder i arbeidet med å redusere sykefraværet, forteller at prosjektet har gitt økt kunnskap hos ledere, ansatte, tillitsvalgte og verneombud.
- Alle må nå ringe sin leder ved fravær og lederen følger opp den ansatte fra første dag. Det er i større grad bruk av graderte sykmeldinger, vi er blitt mer kreative i tilrettelegging av arbeidsoppgaver og planlegger et pilotprosjekt når det gjelder intern mobilitet, sier Thorset.
- Vi har fokus på funksjonsvurdering, mer bruk av egenmeldinger, tett samarbeid med NAV Arbeidslivssenter og NAVs rådgivende lege overfor fastlegene. Vi har også satt i gang en forsterket innsats i tre av våre seksjoner, sier hun.
Ser effekten av lavere fravær
Avdelingssjef Kjersti Lohne Enersen i Avdelingen Renhold og Tekstil forteller at de helt klart ser effekten av et lavere fravær.
- Seksjonslederne sier at de gjennom redusert sykefravær får bedre arbeidshverdager, de leverer bedre tjenester og får gjort det lille ekstra. Etter at sykefravær har blitt satt på agendaen på møter og fagdager, er det lettere og mer positivt å snakke om fravær. Det er også lettere å forebygge og tilrettelegge for dem som trenger det. Økonomien blir jo også bedre av dette, sier Enersen.
- Dette arbeidet har akkurat startet. Siste halvår har alle seksjonene hatt en nedadgående trend. Vi vil sannsynligvis oppleve perioder hvor sykefraværet igjen øker. Fokuset og arbeidet vil fortsette ute i seksjonene, sier hun.
Handlingsplan
Prosjektet har også laget en handlingsplan. Her legger de særlig vekt på helsefremmende arbeidsplasser og forebyggende arbeid, i tillegg til rutiner og systemer for sykefraværsoppfølgingen.
Furnes, Thorset og Enersen forteller at det er fokus på å identifisere helsefremmende faktorer på arbeidsplassen, det legges til rette for engasjement og arbeidsglede, samt at de jobber systematisk for å styrke og utvikle det som fungerer bra i virksomheten.
Når det gjelder forebyggende arbeid, så gjennomføres det analyser ved hjelp av vernerunder, risikokartlegginger og medarbeiderundersøkelser. Videre er det fokus på å identifisere hva som kan gå galt og eliminering av risikoer før problemene oppstår.